Czym jest public relations?

Istnieje szereg propozycji definicji public relations, według różnych szacunków jest ich ponad 2000. Chcąc najkrócej określić czym jest public relations, należy powiedzieć, że jest to platforma komunikacji pomiędzy instytucją (organizacją) a publicznością (społeczeństwem – otoczeniem organizacji). Obok definicji ważne są wybrane najważniejsze cele, jakie realizuje PR to: budowanie „atrakcyjnego” wizerunku (atrakcyjnego – ważne jest, by wizerunek był jak najlepszy, niekiedy jednak, np. w sytuacjach kryzysowych, zostaje naruszony. W takim przypadku najważniejsze staje się podtrzymanie korzystnego – atrakcyjnego wizerunku danej organizacji), przeciwdziałanie sytuacjom kryzysowym, bieżąca praca z mediami.

Wszystkie ww. wpływają na budowanie ostatecznego kształtu, jaki przybierze uznana w przyszłości ostateczna definicja powszechnie akceptowana przez ważniejsze stowarzyszenia i grupy zawodowe, bezpośrednio odpowiedzialne za rozwój public relations. Najistotniejszymi definicjami dla nauki PR są te sformułowane przez wspomniane grupy zawodowo-naukowe.

Na czym polegają usługi public relations?

Polegają na wysoce efektywnym zarządzaniu informacjami w celu realizowania celów wizerunkowych i biznesowych, które służą stworzeniu i utrzymaniu obopólnych powiązań komunikacyjnych, akceptacji i współpracy pomiędzy organizacją i jej otoczeniem. Działania public relations uwzględniają zarządzanie problemami i kwestiami spornymi, wspierają zarząd w dotrzymywaniu kroku zmianom i w skutecznym ich wykorzystaniu; służą jako wczesny system ostrzegania w przewidywaniu trendów; korzystają z badań, jak i zdrowych oraz etycznych technik komunikowania jako głównych instrumentów.

Czy public relations to to samo co reklama czy marketing?

Zdecydowanie nie. Reklama bowiem, to każdy przekaz zmierzający do promocji sprzedaży albo innych form korzystania z towarów lub usług, popierania określonych spraw lub idei albo do osiągnięcia innego pożądanego efektu reklamowego, nadawany za opłatą lub inną formą wynagrodzenia. Reklama jest formą informacji płatnej, której treść przekazu oraz grupa docelowa określane są z góry, przede wszystkim w celu skupienia uwagi potencjalnych odbiorców, głównie przy użyciu swej siły wizualizacji (krótka, humorystyczna, z odpowiednią linią melodyczną). Jest również fundamentalnym elementem promocji, przekazem o działaniu perswazyjnym. Efektem działania reklamy jest wzrost sprzedaży produktów, wzrost zainteresowania produktem. Reklama jest czynnikiem zwiększającym popyt i tym samym realizuje cele krótkoterminowe. PR z reguły koncentruje swoje działania, rozkładając je w czasie. Reklama naraża organizację, w przypadku reklamowania produktów niskiej jakości bądź wprowadzania Klientów w błąd, na niebezpieczeństwo utraty zaufania. PR wykorzystuje reklamę jako narzędzie dotarcia z komunikatem do audytoriów, pełniąc często rolę edukacyjną. Public relations uważane jest za informację obiektywną, podczas gdy reklama często manipuluje przekazem i uczuciami odbiorcy. Podstawową jednak różnicą jest fakt, że reklama może być formą bezosobową, PR nie zawsze (często są to kontakty właśnie interpersonalne, należą do nich np. działania rzecznika prasowego), jak również to, że PR pozostaje bezpłatną formą komunikacji.

Obie dziedziny różni również przedmiot działania. Reklama skupia się na produkcie (towar, usługa, marka), przedmiotem PR jest firma oferująca produkt, często przedstawiana w sposób zabawny, lekki, przyjemny, a przede wszystkim krótki (można dostrzec również przykłady reklam poważnych − „dostojnych”, które są efektem działań PR i wykorzystania reklamy jako narzędzia wspomagającego kreowanie wizerunku). Reklama jest ogółem działań danego przedsiębiorstwa, polega na promocji sprzedaży i kreowaniu popytu, ma podkreślać mocne strony produktu. Różny jest również przekaz informacji. 
PR niekiedy formułuje treści, których najważniejszym elementem jest komunikat – bezpłatne ukazywanie przekazów w mediach, upowszechniające jakąś ideę, zachowując przy tym postawę pełną powagi i rozwagi. Reklama skupia się na widocznej promocji marki i produktu, tak by przekaz był jasno identyfikowany z nadawcą. Przekaz reklamy jest wyłącznie jednostronny (jest monologiem) i jest całkowicie kontrolowany przez nadawcę pod względem treści i sposobu prezentacji. Celem reklamy nie jest przedstawienie faktów o produkcie, ale sprzedanie rozwiązania, udogodnienia czy marzenia.

Public relations kieruje swoje komunikaty w oparciu o każdy obszar organizacji, oczekując informacji zwrotnych, nie bacząc ani na częstotliwość, ani na dostęp, natomiast reklama skupia swoją uwagę na jednostkach produktów a nie jak PR na całej organizacji. Reklama dotyczy z reguły konkretnego produktu bądź gamy produktowej, PR skupia się na organizacji jako całości. Można zatem stwierdzić, że reklama jest narzędziem wykorzystywanym przez PR w trakcie realizacji poszczególnych działań. Reklama to część polityki sprzedaży i instrument urzeczywistniania tej polityki, który ma wzbudzić zaufanie do produktu; instrument, który przede wszystkim uświadamia istnienie produktu. Również aspekt kosztów różni reklamę od PR. Koszty działań public relations mogą być niższe.

Na czym polega budowanie relacji z mediami?

Głównym obszarem działania public relations są relacje z mediami. Media relations są elementem PR, czasem określanym jako narzędzie public relations. Działania te można podzielić na trzy rodzaje. Pierwszym z nich jest informowanie mediów o działaniach organizacji, planowanych uroczystościach przy użyciu odpowiedniej informacji prasowej, w którego skład wchodzą:

• press statement – oświadczenie prasowe,
• information release – komunikat prasowy,
• press release – informacja prasowa,
• backgroup release – opracowanie prasowe tematyczne,
• feature release – specjalistyczne informacje tematyczne, artykuły gotowe do druku, wkładki, reprinty.

Drugim rodzajem jest organizacja konferencji prasowych – konferencji informacyjnych, spotkań, seminariów, które mają za zadanie poinformować o ważnym wydarzeniu w organizacji i nawiązanie bezpośrednich kontaktów. Trzeci, ostatni rodzaj to redagowanie informacji umieszczanych w serwisie internetowym organizacji w zakładce strony korporacyjne. Mówiąc media mamy na myśli: gazety codzienne, tygodniki, czasopisma, magazyny, radio, telewizję i Internet.

Początkowo obszar kontaktów z prasą nazywano press relations, obecnie obowiązuje nazwa media relations, głównie ze względu na upowszechnienie radia i telewizji. Podobnie stało się z nazewnictwem organizowanych dotychczas konferencji prasowych, których nazwa została przemianowana na konferencje informacyjne.

Trudnym zadaniem jest wskazanie różnic pomiędzy wspomnianymi obszarami. Media relations to tak naprawdę część zadań realizowanych przez PR, nie funkcjonuje osobno, jest stale zależny od public relations. Głównym celem media relations jest współpraca z mediami, przekazywanie informacji – komunikatów i obsługi podczas konferencji informacyjnych; kontakty z mediami w celu utrzymywania i osiągania rozgłosu, komunikaty o działalności danej organizacji. By nawiązać i podtrzymać pomyślną współpracę, należy uświadomić sobie charakter pracy dziennikarzy oraz wymogi, jakie stawiają podczas pozyskiwania informacji na temat danej organizacji. Należy również pamiętać, iż brak prasy – artykułów prasowych – to zła prasa.

Czy każdy komunikat wysłany przez Agencję publikowany jest w mediach?

Nie. Media nie publikują informacji sprzedażowych i marketingowych jako komunikaty prasowe czy informacje bieżące. Zadaniem ekspertów public relations jest przygotowanie komunikatu w taki sposób by zawierał treści atrakcyjne dla mediów, a zatem takie, które mogą zostać wykorzystane jako treść w serwisach informacyjnych. Istnieje możliwość zakupu powierzchni pod dowolne cele w mediach, głównie reklamowe, jednak te działania nie mają nic wspólnego z public relations.

Czy umowa gwarantuje rozgłos medialny?

Umowa nie gwarantuje rozgłosu. Umowa gwarantuje profesjonalne usługi public relations.

Czy istnieje możliwość ulokowania materiału w mediach?

Tak. Możliwe jest płatne lokowanie materiałów w mediach. Umowa o świadczenie usług public relations nie uwzględnia kosztu zakupu powierzchni reklamowej i czasu antenowego.

Czy budowanie relacji z mediami to również reprezentowanie Klienta w mediach?

Tak. Standardowa umowa na świadczenie usług public relations nie reguluje usług związanych z reprezentacją w mediach. PReal’s świadczy usługi outsourcingowe biura prasowego, które regulowane są umową na świadczenie usług public relations.

Jaki jest czas przygotowania informacji dla mediów?

Czas przygotowania informacji zależny jest od dostępnych informacji przekazanych przez Klienta, czasu konsultacji i godzin pracy Agencji. Szczegółowy czas realizacji wszystkich zadań powierzonych w umowie na świadczenie usług public relations zawsze reguluje załącznik do umowy określający standardy SLA.

Czy obsługa PR oferowana w ramach umowy zawiera usługi związane z zarządzaniem kryzysem?

Nie. Zarządzanie kryzysem to złożony i trudny proces. Realizujemy go na podstawie dodatkowej umowy. Usługi zarządzania kryzysowego nie są ujęte w umowie na świadczenie usług public relations.

Czy świadczenie usług reguluje umowa?

Tak. Świadczenie usług z zakresu public relations realizowane jest wyłącznie na podstawie umowy.

Czy do wykonania usługi przez Agencję potrzebne jest pełnomocnictwo?

Nie. Nie wymagamy pełnomocnictwa na etapie podpisywania umowy. Nie wymagamy go również na potrzeby realizacji zadań wynikających z umowy na świadczenie usług PR.

Od czego zależy koszt usługi?

Koszt usługi zależy przede wszystkim od nakładów pracy. Dla wygody Klientów przygotowaliśmy aż 6 pakietów, które różnicują zarówno ilość pracy na rzecz Klienta jak i koszt usługi.

Czy usługi świadczone są 24 godziny na dobę?

Nie. Usługi świadczone są w ramach godzin pracy Agencji.

Na jaki okres zawierana jest umowa?

W ocenie Agencji usługi PR to długofalowe działania, które należy realizować zgodnie z przyjętą strategią, natomiast krótkotrwałe działania zarezerwowane są dla reklamy i marketingu. Z uwagi na fakt, że budowanie trwałego wizerunku to proces, umowy na świadczenie usług public relations dostępne są w trzech wariantach terminowych: 12, 24 i 36 miesięcy.

Jakie są dostępne warianty umów?

Usługi public relations realizowane są w oparciu o umowy terminowe abonamentowe.

Ile kosztują usługi?

Usługi kosztują adekwatnie do zaangażowania ekspertów public relations. W ramach umowy świadczymy różnorodne usługi wchodzące w skład wybranego wariantu. Cena zależy od trzech elementów: czasu realizacji, zakresu świadczonych usług (wariantu usługi) oraz zakresu działań. 

Jaki jest zakres działań we wskazanych usługach?

Zakres działań w obowiązujących wariantach usług public relations w każdym przypadku określany jest precyzyjnie umową.

Jakie formy płatności są akceptowane?

Usługi public relations oferowane są na podstawie umowy i w ramach miesięcznego abonamentu. Wynagrodzenie Agencji naliczane jest na podstawie faktur VAT.

Czy są ukryte koszty?

Nie. W każdym przypadku Klient zna pełne koszty usługi i ewentualnych usług dodatkowych. Jeśli wymagane są dodatkowe działania spoza pakietu usług wchodzących w skład usług świadczonych, określonych w umowie Klient otrzymuje rekomendacje, czyli listę rekomendowanych działań dodatkowych do akceptacji.